深圳英飞

AI无纸化智能会议建设介绍

引言

近年来，国家大力推进“数字中国”建设，部署实施“人工智能+”行动，以大模型和智能体（AI Agent）为代表的人工智能技术正加速走进办公场景。我单位党组会议、董事会议、办公会议及各类专题会议频次高、要求严，会务保障任务繁重。在现有无纸化会议系统基础上引入AI能力，建设“AI无纸化”会议体系，是提升办会效率、强化决策执行、沉淀组织知识的重要举措，也是单位办公数字化从“有没有”迈向“好不好”的关键一步。

简单地说，AI无纸化就是在“会议材料不打印、不落地”的基础上，进一步做到“会前：智能体根据原生态会议议程表单完成建会，添加参会人员，安排座位，议题与材料自动分类排序，进行会议通知；会中：全程可AI控制（想干什么都可通过人机交互，机机交互实现，无需人为操作）、材料核心内容提取、会议内容自动记录、自动整理、自动跟进生成会议纪要、会议决策归入单位资料库，工作任务自动分配；会后：可查询权限内的会议材料与会议决策”，让会议从“人记人整”变为“AI代劳、人管决策”。

一、传统无纸化会议的主要痛点痛点洞察

（一）传统无纸化的历史作用

传统无纸化会议系统以“材料电子化、流程线上化”为核心，实现了会议通知、签到、文件分发、在线批注、投票表决等环节的线上办理，大幅减少了纸质材料打印与人工分发，解决了“材料多、打印贵、分发乱”的问题，是会议数字化的重要基础。

（二）仍然存在的九大痛点

但从会议内容管理的角度看，传统无纸化管住了“材料”，却管不住“会议”。会议前的人工建会，耗时耗力，会议中产生的语音、观点、决策、待办等核心内容，仍高度依赖人工处理，主要存在以下痛点：

（三）痛点小结

上述痛点的本质，是“会议内容仍然靠人”：建会靠人、控制靠人、记录靠人、整理靠人、跟办靠人。会务人员的大量精力消耗在重复劳动上，难以聚焦到任务督办和事项追踪等更有价值的环节。

二、英飞AI无纸化是什么方案定义

（一）定义

英飞的AI无纸化是“无纸化会议系统＋大模型＋智能体”三位一体的新一代会议形态。它依托语音识别、大语言模型和智能体编排技术，让系统能够 “知道”建什么会、还能够“听懂”会议、“读懂”材料，自动生成纪要、自动派发任务，实现会议全生命周期“自动建会、自动记录、自动整理、自动跟进”，并逐步向“自主执行”演进，最终成为单位的“数字会议员工”。

（二）核心能力全景

如图1所示，AI无纸化以安全基座为支撑，通过智能体层驱动应用层，覆盖会前、会中、会后全流程。

AI无纸化核心能力全景

无纸化会议系统 + 大模型 + 智能体 = 会议全流程智能化

图1　AI无纸化核心能力全景

（三）七大核心能力

1智能体建会。通过会议智能体，建出与会议议程表单一模一样的会议，自动添加参会人员安排座位，自动归类议题与议程，自动发送会议通知等。

2人机交互。所有操作依托智能体完成，随心所欲，参会人员对系统无需熟悉或学习，能表达就好，智能体自动反馈，只需点击确定就好。

3语音智能转写。依托高精度语音识别与声纹角色分离技术，发言“边说边成文”，观点与发言人一一对应，支持方言识别，会议讨论内容完整留痕。

4AI会议纪要。会议结束后分钟级自动生成结构化纪要，自动提炼会议决议、观点分歧与待办事项，支持人工二次修改、线上签批与自动归档。

5会议智能体。以智能体编排为核心，自动完成会议预约、议程草案生成、议题摘要提取、会议邀约推送、投票表决统计、任务督办等全流程操作，并通过MCP标准化协议调度OA、日程、考勤等既有系统，实现多智能体协同。

6私有化会议知识库。基于检索增强生成（RAG）技术，将历次会议纪要与议题材料向量化存储，支持用自然语言跨会议检索历史决策、追溯议题演进脉络。

7全链路安全防护。大模型与算力全栈私有化部署，涉密会议数据全程“不出域”；文档下载、编辑均在云端完成，“文件不落地”；结合等保2.0要求，实现准入、传输、存储、审计、销毁的全生命周期防护。

（四）与传统无纸化的区别

与传统无纸化相比，AI无纸化实现了从“管材料”到“管内容与决策”的跨越，两者的主要区别如表2所示。

三、深圳英飞的AI无纸化能解决单位什么问题价值主张

（一）会务人力大幅减负

建会、排座、通知、签到、议程编排由智能体自动完成。行业实践表明，全流程自动化可减少约80%的重复性会务工作，会务人员从“体力活”转向“管过程、管质量”。

（二）纪要又快又准

语音实时转写不漏要点、角色分离观点可溯，AI分钟级生成结构化纪要。行业实践显示，纪要整理时间可缩短约85%，从“会后一小时”缩短至“三分钟”。

（三）决策落实形成闭环

议定事项由AI自动拆解为待办任务，推送至责任人并跟踪进度、反馈状态，解决“议而不决、决而不行、行而无果”的问题。

（四）组织知识真正沉淀

历史会议成为可检索、可问答的“组织记忆”，新议题自动关联历史决议与背景材料，领导决策“有据可查、有史可鉴”。

（五）安全保密更有保障

核心会议数据私有化部署、全程不出域，文档不落地、操作留痕，从技术层面堵住泄密漏洞，满足保密管理与等保合规要求。

（六）跨部门协同更加顺畅

与OA、日程、考勤、邮件等系统无缝打通，议题审批、会议邀约、参会判定自动流转，多会议室、多终端协同一致。

四、AI无纸化带来的工作便利角色体验

（一）对领导而言

会前可先看AI智能摘要快速掌握材料重点；会中实时掌握议题进程与表决状态；会后决策依据自动归档、历史议题一键调阅；出差在外也可多端参会、随时查询。

（二）对会务人员而言

会议预约、议程、通知、排座、签到、纪要、归档全流程自动化，一场会议的筹备与归档可在几分钟内完成。

（三）对参会人员而言

免打印、免携带纸质材料；文件在线批注、意见语音输入；发言实时转写、一目了然；会后随时检索个人参会记录与纪要。

（四）对管理人员而言

会议室使用率、会议时长、参会情况多维统计；全程操作日志可审计；设备运行状态实时可视，故障扫码一键报修。

五、对单位信息化建设的意义建设意义

（一）保护既有投资，实现平滑升级

AI能力以插件化、模块化方式嵌入现有会议系统，无需推倒重建，最大化保护既有信息化投入，实现“无感”升级与全域覆盖。

（二）构建自主可控的AI底座

采用国产化算力与本地化大模型，全链路私有化部署，既满足数据不出域的安全底线，又符合信创与等保合规方向，为后续智能化建设奠定安全基座。

（三）沉淀组织知识资产

将分散的会议记录转化为结构化、可检索的数字资产，形成单位自有会议知识库，让组织智慧持续生长、代际传承。

（四）打开“AI＋办公”纵深空间

会议智能体积累的模型能力与数据资产，可平滑复制到公文、审批、档案、督办等场景，为“AI＋办公”全面落地提供样板。

（五）绿色低碳、降本增效

大幅减少纸张、打印、装订与仓储消耗，降低会务人力成本，契合节约型单位与绿色低碳要求。

（六）对标国家战略方向

符合“数字中国”“人工智能+”与新质生产力发展方向，是单位数字化能力建设的重要标志性成果。

六、结语与建设建议路径建议

建设英飞AI无纸化智能会议体系，不是简单的设备升级，而是单位办公方式的一次系统性变革：让会议从“消耗时间”变为“沉淀价值”，让会务从“人海战术”走向“智能协同”。

建议按照“试点先行、分步实施、平滑演进”的原则推进：先选择1—2间重点会议室试点，验证效果后全域推广；再优先选用成熟、可私有化部署、与现有系统兼容的方案；同时滚动深化智能体在公文、督办、档案等场景的应用，持续放大建设效益。